档案馆室

  档案馆建设必须遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法律法规,从我国国情出发,因地制宜,合理确定建设规模和水平,做到功能齐全,设施完善,经济实用,满足档案收集、整理、保管、利用等工作需要。档案馆建设应满足档案馆作为安全保管党和国家重要档案的基地、爱国主义教育基地、档案信息服务中心、已公开现行文件利用中心和政府信息查阅的法定场所的设置要求,同时要满足社会公共文化服务的要求。档案馆建设应纳入当地的国民经济和社会发展规划,纳入政府安排的投资项目。档案馆建设应纳入城市总体规划并按照国家公益事业建设用地的有关规定申报、征拨所需建设用地。
  档案馆房屋建筑由档案库房、对外服务用房、档案业务和技术用房、办公室用房等主要功能用房和附属用房及建筑设备组成。档案库房由纸质档案库、音像档案库、光盘库、缩微拷贝片库、母片库、珍藏库、实物档案库、图书资料库、其他特殊载体档案库和过渡间组成。省级档案馆需设置异地备份库时,应根据备份档案数量参照本标准执行,其建筑面积不计入本标准。对外服务用房由服务大厅(含门厅、寄存处、饮水处等)、接待室、查阅登记室、目录室、开放档案阅览室、未开放档案阅览室、缩微档案阅览室、音像档案阅览室、现行文件阅览室、现行文件保管室、展览厅、报告厅、对外利用复印室和利用者休息室、餐厅、公共卫生间组成。档案业务和技术用房由中心控制室、接收档案用房、整理编目用房、保护技术用房、翻拍洗印用房、缩微技术用房、信息化技术用房组成。接收档案用房由接收室、除尘室、消毒室组成。整理编目用房由整理室、编目室、修史编志室、展览加工制作室、出版发行室组成。保护技术用房由去酸室、理化试验室、档案有害生物防治室、档案保护静电复印室、裱糊修复室、装订室、仿真复制室、音像档案处理室组成。翻拍洗印用房由翻拍室、冲洗室、印像放大室、水洗烘干室、翻版胶印室组成。缩微技术用房由资料编排室、缩微摄影室(分大型机室和小型机室)、冲洗处理室、配药和化验室、质量检测室、校对编目室、拷贝复印室、放大还原室和备品库组成。信息化技术用房由服务器机房、计算机房、电子档案接收室、电子文件采集室、数字化用房组成。数字化用房由档案前期处理室、纸质档案扫描室、其他载体档案数字化室、数字化质量检测室、档案中转室组成。档案馆办公室用房和与档案馆并建的档案行政管理部门办公室用房的组成参照《党政机关办公用房建设标准》。附属用房及建筑设备包括警卫室、车库、卫生间、浴室、医务室和变配电室、水泵房、水箱间、锅炉房、电梯机房、制冷机房、通信机房、消防用房、安防用房等各类设备用房及相应的建筑设备。档案馆场地主要由人员集散场地、道路、停车场和绿化用地等组成。档案馆专用设施主要包括档案专用运输设备、档案装具、档案保护技术设备、缩微设备、专用信息化设备。
  数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求,运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。
  建设数字档案馆,有利于提高档案馆工作效率和现代化水平,有利于确保数字档案永久存储与安全保管,有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。
  建设数字档案馆,有利于促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化,有利于提高各级政府公共服务能力,有利于促进社会主义文化的发展繁荣,有利于满足广大人民群众对 现代信息服务的现实需求。
  数字档案馆建设是一项系统工程,需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运行、项目验收、运行维护等诸多环节,需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与,是一项长期的工作任务。
  我公司与多家档案库房设备生产厂家及档案装具生产厂家建立了多年的合作伙伴关系,可以提供各种档案装具及满足档案库房“八防”要求的系列档案设备,安装调试各类档案设备,并确保为用户提供的产品符合国家档案局的要求。

档案整理

  晋城市贝诚·兰亭科技有限公司,作为专业化的档案业务咨询服务公司,拥有一批档案数字化、档案整理技术化的队伍及资深专家顾问团队,依据DA/T22-2000《归档文件整理细则》、DA/T42-2009《企业档案工作规范》、《工业企业分类试行规则》、DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、国家档案局10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等各种标准规范制度,为国家政府机关、金融保险、银行、煤矿、高校、医院、房地产等企事业单位提供档案分类、组卷、编目、扫描、条目著录、原文挂接等整理服务,达到分类不重不漏、目录清晰、装订整齐、排架有序的要求。

 

  一、档案整理工作的作用

  档案整理工作,就是将零散的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列和编目,组成有序体系的过程。其作用是:

  (一)档案整理工作是发挥档案作用的前提条件

  在我国悠久的历史发展过程中,形成了数量浩繁的档案,现代科学技术和社会主义各项建设事业的发展,使档案馆(室)收集和保存的档案数量不断增加,档案内容和成份日益复杂,档案的形成和载体更加多种多样,档案利用的社会需求显著地扩大和深化,对档案如不进行科学整理,查找档案就会如同“大海捞针”。而且,不把档案按照一定的联系加以分类组合,就不能充分体现档案特点,就会影响以至失去档案的利用价值。只有把档案组成条理化的体系,才能客观地反映出各种活动的本来面貌,便于系统地查考研究。

  (二)档案整理工作是档案基础工作的关键环节

  在档案业务建设的诸环节中,收集是起点,提高利用是目的,整理则是承上启下的重要环节。收集来的档案如果不同馆(室)藏原有档案统一整理,档案就不系统、不条理,就无法对档案进行全面的和有联系的分析考察。只有经过系统的分类、组合和排列,才能进一步检查和了解档案的完整情况,才能为全面鉴定档案的价值提供良好的基础,才能实现档案的科学管理。

 

  二、档案整理工作的内容

  档案整理工作的基本内容包括区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、案卷排列与编号、案卷目录的编制。

  上述各项具体工作,并不是所有的档案馆(室)在任何情况下都必须全部做的。在实际工作中,档案馆(室)接收的档案基础不同,整理的内容也不一样。通常有三种情况:

  第一种,系统排列和编目。在档案馆(室)接收进馆(室)的档案是文书部门或者业务部门按要求整理好的案卷的情况下,档案馆(室)的档案整理工作的内容,主要是对所接收的档案根据整个档案馆(室)存放和管理的需要加以进一步的系统整理,主要是全宗的区分、案卷的排列和编制案卷目录。

  第二种,局部整理。档案馆(室)接收的档案不完全符合规范化要求,不便于档案的保管和利用,就要进行必要的局部整理,解决部分档案不符合规范化要求的问题。同时,随着时间的推移,档案材料自身或档案整理体系可能发生某些变化,也需要进行必要的调整。

  第三种,全过程的整理。由于一些特殊的原因,档案馆(室)有时也接收和征集一些零散文件,特别是有的文书处理部门和业务部门立卷时分类混乱,案卷不规范,就必须进行全过程的整理。

 

  三、档案整理工作的原则

  档案整理工作的原则是:

  (一)必须保持档案材料之间的历史联系

  所谓档案材料之间的历史联系,就是文件材料在产生、处理过程中形成的内部联系。整理档案不能按照偶然的需要而人为地随意分合,必须按照文件在机关、团体、企事业单位形成、处理过程中的固有联系,把文件材料组成有机体系,如实地揭示和反映出文件产生的历史背景,及其系统的内容。

  (二)应当充分地利用原基础

  前面已讲到,文书处理部门和业务部门一定要按照规范进行文件材料的立卷,案卷不符合标准的,档案馆(室)不接收。如果整理基本符合要求,就要重视利用原来的整理基础,以便于保持文件之间的历史联系,提高整理工作的效率和质量。整理工作应当充分利用原基础,以确定档案整理的任务和要求,不要轻易全部打乱重整。只要不是零散文件材料,有较好的基础,已经有目可查,就应当保持原有的整理体系。就是必须要整理的档案,也要分析原有的整理基础,哪些是合理的,哪些是不合理的,凡是合理的就要利用,不要轻易地破坏已经整理的、符合要求的成果。

  (三)要便于保管和利用

  便于保管和利用时档案整理工作的目的。

档案数字化

  当前,我国电子政务的推进和信息化的发展战略的实施,现代科学技术在各行业的广泛应用,传统档案管理在现代化形势下的力不从心,使得档案数字化刻不容缓。所谓档案数字化是指随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共存。

  晋城贝诚·兰亭科技有限公司,依托先进的档案数字化设备实现纸质档案的高速扫描,利用高端的档案管理软件达到档案条目著录及档案全文挂接,通过B/S和C/S模式实现档案的远程网络调档号利用及远程控制档案管理权限级别等。纸质档案数字化加工的基本环节主要包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

 

    一、术语和定义

  1、数字化

  用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。

  2、纸质档案数字化

  采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

  3、数字图像

  表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数,由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数,并在采样点上将值最小化后的阵列。

  4、黑白二值图像

  只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。

  5、连续色调静态图像

  以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中,通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。

  6、分辨率

  单位长度内图像包含的点数或像素数,一般用每英时点数(dpi)表示。

  7、失真度

  对档案进行数字化转换后,数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。

  8、可懂度

  数字图像向人或机器提供信息的能力。

  9、图像压缩

  清除图像冗余或图像近似的任一种过程,其目的是对图像以更紧凑的形式表示。

 

  二、纸质档案数字化基本要求

  1、基本原则

  纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用,使可以公开的档案信息资源得到共享,以满足社会对档案利用的需求。

  2、数字化对像的确定原则

  应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认,只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。

  1)符合国家法律法规的原则

  纸质档案的数字化,必须符合国家档案开放规定以及有关规定。

  2)价值性原则

   属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。

  3、基本环节

  纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

  4、 过程管理

  1)应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制,确保档案原件和数字化档案信息的安全。

  2)纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记,并及时整理、汇总,装订成册,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

 

  三、档案整理

  在扫描之前,根据档案管理情况,按下述步骤对档案进行适当整理,并视需要作出标识,确保档案数字化质量。

  1、 目录数据准备

  2 、拆除装订

  3 、区分扫描件和非扫描件

  4 、页面修整

  5 、档案整理登记

  6 、装订

 

  四、档案扫描

  1、扫描方式

  1)根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台,或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描,也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

  2)纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

  2、扫描色彩模式

  1)扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

  2)页面为黑白两色,并且字迹清晰、不带插图的档案,可采用黑白二值模式进行扫描。

  3)页面为黑白两色,但字迹清晰度差或带有插图的档案,以及页面为多色文字的档案,可采用灰度模式扫描。

  4)页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案,可视需要采用彩色模式进行扫描。

  3 、扫描分辨率

  1)扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

  2)采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时,其分辨率一般均建议选择≥100dpi.特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。

  3)需要进行OCR汉字识别的档案,扫描分辨率建议选择≥200dpi.

  4、扫描登登记

  认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单,登记扫描的页数,核对每份文件的实际扫描页数与档案整理量填写的文件页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法。

 

  五、图像处理

  1 、图像数据质量检查

  1)对图像偏斜度、清晰度、失真度进行检查。发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像的处理。

  2)由于操作不当,造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时,应重新扫描。

  3)发现文件漏扫时,应及时补扫并正确插入图像。

  4)发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。

   5)认真填写相关表单,记录质检结果和处理意见。

   2、纠偏

  对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。

  3、去污

  对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

  4、图像拼接

  对大幅面档案进行 分区扫描形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性。

  5、裁边处理

  采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间。

 

   六、图像存储

  1、存储格式

  1)采用黑白二值模式扫描的图像文件,一般采用TIFF(G4)格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件,一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择,应以保证扫描的图像清晰可读的前提下,尽量减小存储容量为准则。

  2)提供网络查询的扫描图像,也可存储为CEB、PDF或其他格式。

  2、图像文件的命名

  1)纸质档案目录数据库中的每一份文件,都有一个与之相对应的唯一档号,以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。

  2)多页文件可采用该档号建立相应文件夹,按页码顺序对图像文件命名。

 

  七、目录建库

  1、数据格式选择

  目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

  2、档案著录

  按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录,建立档案目录数据库。

  3、目录数据质量检查

  采用人工校对或软件自动校对的方式,对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确,发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

 

  八、数据挂接

  1、汇总挂接

  档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,通过质检环节确认为“合格”后,通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件,可实现目录数据对相关联的数字图象的自动搜索、加入对应的电子地址信息等,实现批量、快速挂接。

  2、数据关联

  以纸质档案目录数据库为依据,将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时,要认真核查每一份图象文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同,图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致,图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性,建立起一一对应的关联关系,为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

  3、认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单,记录数据关联后的页数,核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理办法。

 

  九、数据验收

  1、数据抽检

  1)以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据,包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

  2)一个全宗的档案,数据验收时抽检的比率不得低于5%.

  2、验收指标

  1)目录数据库与图像文件挂接错误码,或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时,抽检标记为“不合格”。

  2)一个全宗的档案,数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上(含95%)时,给予以验收“通过”。

  合格率:抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%

  3、验收审核

  验收“通过”的结论,必须经分管领导审核、签字后方有效。

  4、验收登记

  认真填写纸质档案数字化验收登记表单。

 

  十、数据备份

  1、备份范围

  经验收合格的完整数据应及时进行备份。

  2、备份方式

  为保证数据安全,备份载体的选择应多样化,可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份,并注意异地保存。

  3、数据检验

  备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

  4、备份标签

  数据备份后应相应的备份介质上做好标签,以便查找和管理。

  5、备份登记

  填写纸质档案数字化备份管理登记表单。

 

  十一、数字化成果管理

  1、应加强对纸质档案数字化成果的管理,确保其安全、完整和长期可用。

  2、纸质档案数字化成果提供网上检索利用时,应有制作单位的电子标识,并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。

 

档案设备

手动档案密集架

电子档案密集架

档案装订机

档案扫描仪

档案盒打印机

档案消毒柜

文献扫描仪

防磁柜

加湿机

除湿机

空气消毒机

档案盒1

档案盒2

黑白扫描仪

打孔机

裁纸刀

装订缝纫