建设工程档案整理方法与要点

来源:晋城贝诚·兰亭科技有限公司时间:2015-05-21

一、工程建设档案整理的标准和依据主要有四项:

  1、建设工程文件归档整理规范(GB-T50328-2001)(2015年5月1日后,采用(GB-T50328-2014)新标准)

  2、科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2000)

  3、技术制图复制的折叠方法(GB/10609.3-89)

  4、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(da/t28—2002

 

二、归档内容:

  主要包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件五项。

  1、工程准备阶段文件主要包括工程开工以前,在立顶、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。
  2、监理文件主要是监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。
  3、施工文件主要是施工单位在工程设计、施工过程中形成的文件。
  4、竣工图主要是工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样。
  5、竣工验收文件主要是指建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

 

三、工程文件的立卷方法:
  1、立卷的原则

  立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用。一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷。

  2、立卷的方法:

  工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷;

  监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;

  施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;

  竣工图可按单位工程、专业等组卷;

  竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

  3、立卷的要求:

  案卷不宜过厚,一般不超过40mm。案卷内不应有重份文件;不同载体的文件一般应分别组卷。

 

四、档案整理注意事项
  1、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主体在前、附件在后的顺序排列。
  2、图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。
  3、既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。
  4、卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号,页号从“1”开始。
  5、页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。
  6、成套图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码。
  7、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
  8、工程档案一般不少于两套,一套由建设单位保管,一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。
  9、案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料,又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法,要整齐、牢固,便于保管和利用。装订时必须剔除金属物。若不装订,每件均需加盖档号章。