企业科技档案利用经济效益研究

唐山市委党校 王飞 三峡学院 赵滟

摘要

利用企业科技档案创造更多经济效益已经成为经济和企业科技档案工作者研 究的一个重要课题。本文在企业科技档案利用经济效益研究的基础上,指出了提高企业科技档案利用经济效益的方法,为企业管理者做出更好的工作决策提供了依据。

关键字

经济效益 科技档案 技术进步

   随着现代企业制度的建立,企业科技档案对企业的重要性逐渐被人们所重视,企业科技档案也成为企业内部文献信息的重要组成部分。企业科技档案是企业进行产品生产、项目基本建设、课题科研的重要保证,也是企业档案的主体。企业能够有效利用、科学管理科技档案,可以增加企业经济效益。企业作为市场经济的主体,利润是企业追求的重要目标。企业利用科技档案创造经济效益,科学管理过程中必须认真核算档案管理与利用成本,优化投入产出比。对企业科技档案利用经济效益进行研究可以为企业科技档案工作者更好地管理和利用档案提供依据。

 

一、企业科技档案分类

  企业科技档案是指企业在科研课题的开发研究、产品生产、工程项目的建设等工作中形成的应当归档保存的文字材料、图纸、照片、录像、录音带、影片、计算材料等科技文件材料。这一定义蕴含着两层意思:一方面,企业科技档案的形成范围是具体的,“企业”是企业科技档案直接形成的特定场所,企业科技档案是企业有关部门的人员在特定的科技活动中形成的,企业科技档案主要服务于本企业,并且是企业内部文献信息的主要组成部分。另一方面,由于企业科技活动内容的复杂性和企业类型的多样性,决定了企业科技档案的内容构成也是复杂多样的。一般来说,企业科技档案主要包括以下四大类:(1)科研档案:企业在科研活动中形成的档案。包括企业在科研活动立项、研究、试制、成果鉴定及推广应用等方面所形成的档案。(2)产品档案:企业在产品制作活动中形成的档案。包括企业在产品开发、工艺准备、加工制造、产品鉴定、检验、包装、广告宣传等工作中形成的档案。(3)设备档案:指记述设备的结构、性能及其管理使用与维修过程的档案。包括企业在购置设备、安装调试、使用维护、更新改造、报废等方面所形成的档案。(4)基建档案:企业在工程项目建设活动中所形成的档案。包括在工程项目的设计、施工、竣工以及改建、扩建等工作中所形成的档案。

   

二、企业科技档案利用经济效益表现形式。

  1、直接形式。主要是指企业利用科技档案进行科技成果推广直接获取经济收入或进行有偿技术转让。国务院《关于技术转让的暂行规定》中明确指出:“在社会主义商品经济下,技术也是商品,单位、个人都可以不受地区、部门、经济形式的限制转让技术。”随着市场经济的发展,科技档案作为企业科学技术存在的重要载体,复制、加工本企业的科技档案,将其作为一种特殊的信息商品推向技术市场,通过转让的贸易方式进行有偿服务,获取直接经济收入,已成为现代企业科技档案利用工作中越来越普遍的现象。利用科技档案进行科学技术信息的交流推广,这会积极促进科学技术的发展应用。

  2、间接形式。主要是指通过利用企业科技档案,企业可以在科研、生产、项目基本建设等工作中,获得节约设计费用、提高设计质量、节省设计时间、增加技术改造潜力、创新工艺设计、降低成本、增加产量等有效功能。这些有效功能会集中体现在科研、生产、基建等工作总的经济效益中。具体体现以下几个方面:

  (1)利用科技档案,发展内涵扩大再生产,提高企业经济效益。所谓外延扩大再生产就是:“靠增加投资、增加生产资料,增加劳动者人数、扩大生产场所来扩大生产规模;而内涵扩大再生产则不是依靠增加以上这些生产要素的数量,而是依靠技术进步、提高生产要素的质量、提高生产资料的利用效率来扩大生产规模。”这两种扩大再生产方式是马克思在生产理论重要内容。企业科技人员可以通过利用企业科技档案,获得相关专业知识。通过企业科技档案里提供的理论知识、观点、方法,企业科技人员进行研究并进行创新,可以总结出更好的观点、方法,进一步改进生产方式,提高生产效率和生产质量。因此,企业科技档案的利用在企业实现内涵式扩大再生产中发挥着重要作用。

  (2)复用或套用科技档案。企业在进行产品设计活动、开展工程设计时,全新的设计较少,更多的是结合现实情况,对原有设计进行修改、创新。这样做不仅可以节约设计费用,也可以节约设计工时。原有的设计成果多以企业科技档案作为载体而存在,企业科技人员可以复用或套用科技档案,在此基础上进行改进和创新,设计出全新的设计图纸,为工程项目建设和新产品生产提供依据。

  (3)充分发挥科技档案的参考作用。科技档案中的有关数据、操作方式、操作流程,科学、合理使用,否则会影响正常生产。对大型工程机械设备的使用和管理,也需要以完整、准备的档案材料作为参考依据,不以此为参考,盲目使用,会造成工程机械设备使用效率的低下,甚至造成工程机械设备的损坏。在设备的检修、使用及维护中,用好设备档案可以准确规范的使用、检修设备,避免严重事故的发生。利用企业科技档案,进行工程的改造、修复、扩建,可以加快工程进程,减少工程花费,提高企业经济效益。当出现突发性设备事故时,及时利用设备档案,可以迅速查找事故原因,加快维修速度,节省维修时间,节省费用开支,使机器设备及早投入正常运行,减少企业损失。

 

三、提高企业科技档案利用经济效益的途径

  1、深化企业科技档案开发利用工作。企业科技档案经济效益实现的直接途径是利用,影响档案效益发挥的重要因素是提供利用服务工作水平的高低。要想发挥企业科技档案在企业经济活动中的作用,全面提高企业科技档案利用工作水平,必须做到以下几点:

  (1)开展企业科技档案编研工作。编研工作是开发档案信息资源的有效渠道。开发档案信息资源,主动提供利用服务,满足社会利用档案需求,是档案工作建设中的一项重要内容。企业科技档案部门紧密围绕企业的生产、科研、基本建设等各项活动,编写企业科技档案参考资料,这种编写应以企业科技档案室藏及其内容为基础,如以企业历史、生产活动、企业专题活动等,加强引导和宣传,教会企业人员去利用企业科技档案及其编研成果。因此档案的二次文献的编研,由于其编研成果的研究性、系统性,以及提供服务的主动性,使得其发挥作用更具广泛性,是提高档案利用效益的有效途径。主动提供企业科技档案是利用服务的一种高级形式,这样做能更好发挥企业科技档案作用,为企业创造经济效益。

  (2)主动与被动相结合。企业科技档案内容广泛、种类繁多,如果仅仅通过企业用户主动提出档案利用要求,发挥企业科技档案作用,会极大限制企业科技档案作用的发挥。因此在企业科技档案利用工作模式上必须进行转变,由“被动服务”的传统模式向被动与主动服务相结合新模式转变。企业科技档案部门应该了解企业科技档案概况,如档案种类、内容概要等,预测不同企业对不同科技档案的需求,发挥主观能动性,深入企业了解企业的生产、科研和基本建设状况,由被动转为主动,实现企业科技档案与具体企业用户的紧密结合,使得蕴含在企业科技档案中的科技信息能够与现实生产要素相结合,转化为现实的生产力,创造出更高的经济价值。通过被动与主动服务相结合,能更好地发挥企业科技档案利用价值,发挥档案效益。

  2、全面提高企业科技档案管理工作水平。企业科技档案管理工作是企业科技档案利用经济效益得以实现的充分条件,只有加强企业科技档案管理,全面提高企业科技档案管理工作水平,才能充分有效利用企业科技档案,为企业创造经济效益。全面提高企业科技档案管理工作水平必须做好以下几点。

  (1)完整、齐全、及时的收集,丰富室藏。没有档案的收集工作,档案的管理与提供利用就无从谈起。企业科技档案的收集工作为企业科技档案部门管理与利用提供了可能,必须做好档案的收集工作,完整、齐全、及时地收集,丰富室藏。

  (2)科学、系统的整理。在完成档案收集工作后,企业科技档案部门必须将科技档案进行整理,使之组成有序的、成套的有机联系体,这样才能够使科技档案得以充分有效利用,产生经济效益。

  (3)严格、准确的鉴定。归档以后的企业科技档案必须经过严格、准确的鉴定,确定其内容真伪,以及保存价值的长短,这对于企业科技档案部门,优化室藏质量,提高档案管理效益,保证企业科技档案内容的真实、准确,有效发挥其利用价值具有重要意义。

  (4)快速检索。所谓档案检索是指通过检索工具从大量信息资源中检索出所需档案。检索的速度、准确性、查全率等都在不同程度上影响着档案的管理与利用。编制合理、有效的检索工具,是实现档案科学管理与利用的有效环节。为了满足不同类型的检索需求,企业应该编制不同类型、功能互补的检索工具。

  (5)安全保管。档案的保管工作能够确保档案的完整与安全,维护档案的完整与安全是我国档案工作的基本原则之一。对收集到企业档案部门并经过整理、鉴定的科技档案,必须采取有效措施,保证档案实体安全,尽可能减少档案的毁损,为档案发挥经济效益提供完整与安全的物质保证。

 

  企业科技档案作为企业内部文献信息的重要组成部分,在企业的生产、科研、基本建设等各项活动中发挥着重要作用。企业作为一个以营利为主要目的的法人实体,在从事商品生产、流通、服务等活动中,总是要求以尽可能小的成本获取最大的效益。企业科技档案利用活动自然也不例外,企业档案部门管理人员在提供档案利用过程中必须考虑管理、利用成本与所获效益之间的关系。这样可以更好地管理企业档案,发挥企业档案作用,实现企业档案价值为企业创造经济效益。也可以促使企业高层领导做出合理的企业档案工作决策。通过企业科技档案利用经济效益的研究,可以调整与改善企业科技档案管理策略,谋取更好的利用效益。对企业科技档案利用经济效益进行研究有助于及时发现企业科技档案管理与提供利用过程中存在的缺陷、疏漏及其问题,从而为企业科技档案科学化管理与有效利用提供合理性和可行性的依据。有助于帮助企业科技档案管理人员树立正确的档案价值鉴定观和行为取向,更科学地鉴定企业科技档案的价值。可以使得企业科技档案本身的使用价值得到某种程度上的揭示,从而有助于更好地开发与利用企业科技档案,引起企业领导、员工甚至社会各界对企业科技档案利用工作的重视。有助于检验企业科技档案工作水平,使得企业科技档案管理人员的辛勤劳动得到企业领导和社会各界的承认,有助于稳定和发展企业科技档案管理人员队伍,激发其工作的积极性和主动性,有助于更好地管理企业科技档案,提高企业科技档案利用经济效益。