文书档案目录著录注意事项

来源:晋城贝诚·兰亭科技有限公司时间:2015-05-02

  晋城贝诚·兰亭档案外包有限公司拥有专业的档案管理团队,承接各类档案档案整理外包服务,可以针对各类档案进行整理编目,数据著录,打印目录工作。尤其在文书档案、人事档案、业务档案整理与著录方面,拥有较多成功经验。

  一、责任者
  1、责任者是发布文件的单位,每一件档案都有责任者,责任者不可为空。如果档案上没有明确标示责任者,则根据文中内容进行判断并录入。
  2、责任者须录入单位全称或者准确简称,例如:山东省保密局办公室,不能简单录成“办公室”或者“局办公室”或者“局办”。

  二、文件编号
  1、文件编号的准确格式是:某某发[2012]12号,注意中括号用半角,不能录成“【 】”,也不能录成小括号。如果原文本身是小括号,那就可以录成小括号。
  2、从前收工抄写的目录,文件编号大多数不准确的简写,例如简单写成“某发1号”遇到类似情况,必须到正文中校对,录入准确文件编号。

  三、题名
  1、题名中的书名号与引号不能漏掉,必须与正式题名相同。人名地名必须百分之百正确,内容不能简化。
  2、如果文档题名只是“通知”或者“合同”等字样,则参考文档内容,重新拟定准确标题,录入的时候,在标题外面加上中括号“[ ]”,表示自拟题名。

  四、时间(包括案卷目录中的起始时间与终止时间)
  1、时间采用专门的档案日期格式,格式样例:“20130518”
  2、如果档案本身没有标注时间,则根据前后档案判断所在年度,以年度加零补齐。例如:2013年档案,时间写做“20130000”.

  五、案卷号
  案卷号一般为四位,不足四位用零补齐,例如:0001

  六、密级
  密级一般分为绝密、机密、秘密三项,如果档案上标注了密级,就需要录入目录中。但一般不做扫描。

  七、其他
  1、必录项:全宗号、年度,保管期限、目录号、案卷号等。这几项不能漏。
  2、一件档案中如有批复、来文以及其他附件内容,则只录入第一份正文信息,其他附件以及相关文档不在目录中体现。整理档案的时候,把批复放在正文前面,即批复在前。