金融企业档案业务简介

来源:晋城贝诚·兰亭科技有限公司时间:2015-05-04

  档案工作是一项专业性、技术性很强的工作。不同的机关、团体、企事业单位有着不同的整档方法。因此,根据不同单位的行业特点,制定专业化的整档方案是我公司整档工作中最为重要的环节。整档方案的标准与规范,直接关系到省、市级档案局对其单位档案工作的验收及肯定,以及今后本单位对档案的开发与利用。现就,根据山西省档案局1994年起草的《山西省企业档案标准》、《工业企业档案分类试行规则》及山西省档案局2001年出版的《档案工作实用技术与方法》一书中的规定及要求,对金融企业档案做一下简易明了的介绍,使金融企业的领导及档案工作人员,对本单位的档案工作有一个框架式的认识。
   因企业有工业企业、商业企业、金融企业等之分,所以,金融企业的整档方法也有所不同,金融企业档案的分类方法,应参照《工业企业档分类试行规则》来制定整档方案。
  企业档案规划流程基本雷同,只是在档案整理过程中不同的行业会有一定的差异,主要体现在分类和文件归档范围。企业首先要有一个满足“八防”的档案库房,配备所需的软件及硬件设备,制定归档文件范围及保管期限表,根据归档文件的范围确定本企业的档案分类方案。档案整理流程主要是档案收集,鉴定价值、确定保管期限,根据分类方案分类,著录及编目,扫描及挂接,装订入盒,排序上架。然后就是档案的日常保管、数据统计、借阅及利开发利用。
  档案整理中的重点和难点就是档案分类和归类,档案归档范围及保管期限的确定,下面注意对重点和难点详细介绍。

一、档案分类及归类

  档案分类是根据归档文件的内容特征和形式特征,以不重不漏为原则,运用逻辑方法加以分门别类的过程。目的是更好地认识和组织档案,便于档案的管理及开发利用。归档文件材料的分类,必须与我国现行档案分类保持一致。以立档单位的职能为基础,结合档案形成规律和特点进行。根据国家档案局1991年7月4日颁发的《工业企业档案分类试行规则》,1994年省档案局起草的《山西省企业档案标准》,1996年山西省技术监督局批准发布的《山西省企业事业档案标准》,《工业企业档案分类试行规则》的规定,金融企业档案一级类目设置为:党群管理,行政管理,经营管理,科学研究,基本建设,设备仪器,会计档案,金融业务档案,声像和实物等。与工业企业所不同的是金融企业没有产品生产和生产技术管理类工作,而是进行金融业务,产生大量业务档案及会计档案,而且金融业务档案和会计档案是商业银行档案的主体,因此金融企业档案一级类目应设置金融业务类,并在其下设置金融管理、计划管理、统计工作、财务管理、信贷、信托业务、国际业务、筹资储蓄证券业务、计算机业务等8个二级类目。金融企业会计档案是银行在进行存、贷款和结算业务中形成的凭证、账簿和财务报告等文件,或者根据不同的会计业务可设置结算会计、储蓄会计、行政会计、信用卡会计、外汇会计、基建会计等二级类目,并在二级类目之下按照凭证、账簿、财务报告、其他等不同形式设置三级类目。

1.党群管理类

  党群管理类二级类目的设置,重点是突出了党的领导,可依据党委的职能设置党务工作、组织工作、宣传统战工作、纪检与监察工作、工会工作、共青团工作、民间团体工作7个二级类目。规模较小的中小型企业,党支部工作形成的档案数量少,可以将“纪检与监察工作”、“组织工作”、 “宣传统战工作”合并设类,也可以只保留“党务工作”类,将工会、共青团、民间团体工作合并为“群团工作”类。对于一般企业,不必再设置三级类目,特大型工业企业,由于职能分工细,形成档案数量大,可在二级类目之下再设置若干三级类目。

2.行政管理类

  一般可设置行政事务、安全保卫、法律事务、审计工作、人事管理、教育培训工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等9个二级类目。根据企业规模和档案数量,中小型企业其二级类目可合并或减少,如将“审计工作”、“外事工作”两类归入“行政事务”类中;将“公安保卫”与“法纪监察”两类合并为“保卫监察”类,将“教育工作”和“医疗卫生”两类合并为“教育卫生”类。档案数量很少的企业,也可以不设二级类目。特大型企业,可在二级类目下设置三级类目。

3.经营管理类

  经营管理类档案是企业由传统单纯的生产型转变为生产经营型而产生的。为了适应市场经济规律和企业产品经营的特点,经营管理类设置为经营决策、生产经营计划、统计工作、财务管理、资产管理、物资管理、产品销售、合同管理、信用管理、知识产权管理等10个二级类目。经营档案量少的企业可将“生产经营计划”与“统计工作”两类合并为“计划统计”类。经营档案数量很多的企业可设置三级类目。

4.生产技术管理类

  生产技术管理类档案是依据企业生产技术管理的主要职能划分的,为了反映企业生产准备、生产指挥调动、辅助生产、保证生产和优化生产过程的主要内容,一般企业可设置生产调度、质量管理、能源管理、安全生产、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案和信息工作等9个二级类目。规模较小的企业,可将“能源管理、生产调度、安全生产”3个类合并为“生产管理”类,将“环境保护、计量工作、标准化工作、档案和信息工作”4个类并入“科技管理类”。根据企业规模和实际需要,大型、特大型企业可设置三级类目。

5.产品生产类

  企业产品生产差异大,很少有共性,产品生产类二级类目的设置很难统一,企业可自行按产品种类或型号设置类目。产品种类单一的企业,可不设置二级类目。如果产品生产程序繁杂,形成档案数量较多,可按产品结构或产品研究生产阶段等设置二级或三级类目。

6.科研开发类

  由于企业大多数科研活动是按课题组织管理的,围绕一个课题形成了科研档案的有机整体,所以,科研档案可以按照课题可按课题进行分类。较大的、研究持续过程较长的课题,也可按课题阶段或工作程序分设三级类目。常用的科研档案分类方法有以下2种:

1、学科——课题分类法
这种方法是以课题为基础,结合所属学科进行分类,这种方法一般适合于基础科学研究档案的分类,以学科为二级类目,按课题细分三级类目。

2、专业——课题分类法
由于科学研究活动都是在一定学科范围内分专业进行的,而且许多科研单位的机构是按专业设置的,因此以专业划分二级类目,按课题细分三级类目。这种方法一般适合应用性和开发性科研档案的分类。

7.基建档案类

  基本建设(建设项目)档案的分类方法主要是工程项目分类法,即以工程项目为基础,结合工程项目的使用
性质或专业性质进行分类的方法。一般按工程项目或建筑项目设置二级类目。工程项目是指建设工程性质或用途,如生产性工程项目、生活性工程项目。按建筑项目设二级类目就是指按具体的单项工程(如某一个车
间,某一个办公楼等)设二级类目,有一项工程就设置一个二级类目。单项工程数量较多的企业,可按工程项目设置生产设施、生活福利设施、社会公用设施、其他设施等4个二级类目,其下再按单项工程设置三级类目。规模很大、结构复杂、施工周期长的单项工程,可按子项工程或工程结构、施工阶段设置下一级属类。

8.设备仪器类

  设备的标识是型号,因此,设备档案的基本分类方法是型号分类法。例如分别按生产设备、辅助生产设备(动力设备)、一般设备设置二级类目,二级类目之下再按设备仪器型号设置三级类目。对于设备仪器种类、数量都较少、生产程序简单的小型企业,可直接按型号(单台设备仪器)设置二级类目,且不再设置类。

9.会计档案类

  金融企业会计档案是银行进行存、贷款和结算业务过程中形成的凭证、账簿和财务报告等文件,根据不同的业务范围可设置结算会计、储蓄会计、行政会计、信用卡会计、外汇会计、基建会计等二级类目,并在二级类目之下按照凭证、账簿、财务报告、其他类,设置三级类目。

10.干部职工档案类

  设置干部档案、工人档案、离退休职工档案、死亡职工档案等4个二级类目。职工人数较多的企业,为便于管理,可按部门设置三级类目。

11.声像档案

  声像档案有不同的载体形式,依据其载体形式设置照片、底片、录音带、录像带、光盘、硬盘等6个二级类目。声像档案数量多的企业可按专题设置三级类目。

12.实物档案类

  实物档案由于其种类繁多,形式各异,保管条件特殊,可以依据形式特征设置奖状、奖牌、奖杯、锦旗、证书、印章等6个二级类目。实物档案一般按照类别分类或者年度——类别分类,实物档案较少的单位可不分类,采用大流水按件编号排列即可。

二、归档文件范围及保管期限鉴定

  根据文件的重要程度鉴定其保管期限,必须以归档范围为基础,对归档的文件进行鉴定,因此也需要知道不需要归档的文件范围。

  《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》国家档案局10号令

  金融企业档案分类方案,使我们对单位的各项工作有了一个版块式的认识,每项业务版块的分类都有其分类号即<一级类目号>,而每项业务版块又有不同的工作内容组成,所以,我们把每项业务版块里延伸出的类别划分二级类目,为其今后能够更好的管理和运用。

  档案分类方案确定后,依据《归档文件范围及保管期限表》收集企业在各项活动中直接形成的文件。文件是档案的前身,档案是文件的归宿,但并不是所有的文件都要归档,归档的只是对企业有查考备用及开发利用价值的文件。这就需要对归档的文件进行价值鉴定,根据文件重要程度及价值确定其保管期限。

  以上是金融企业档案整理工作中最为重要部分。当然,做成一级完美的档案室,单单有这些还远远不够,如全宗指南的编制,企业档案文件汇编,企业大事记、组织沿革的编写,基础数字汇集等等一样也不能少。就档案的分类及档案鉴定与保管期限做了详细介绍。由于学术、业务水平所限,不足与疏漏之处在所难免,但我们会在今天后的工作中循序渐进,并根据国家档案局、省市档案局所下发的最新标准规范要求,做出相应的调整。